Jak si jednou provždy udělat pořádek v dokumentech

07.04.2020

Každý z nás má ve svém domově nějaké resty. Někomu váznou opravy spotřebičů, jinému doslova přetékají skříně s oblečením. Co ale dělat, když se tento neblahý stav týká domácích dokumentů? Jak zavést systém do rodinné administrativy? Přijměte naši výzvu a přestaňte se vymlouvat na nedostatek času.  

Vyberte si správný koncept úklidu

Pokud jste se zatím svým dokumentům nevěnovali, můžete mít buď vrozený smysl pro chaos (a pak asi víte, podle jakého klíče svoje podklady najít) nebo jste si vhodně svůj systém nepojmenovali (když to uděláte bude pro vás "papírování" osobnější). Nabízí se hned několik přístupů. Od minimalismu spojeného s pomalým rytmem života, přes Hygge (dánské/norské umění pohodového života a s ním spojené vytváření příjemného domácího útočiště) nebo čínské učení o kvalitě života a prostoru (Feng-šuej), po systém Marie Kondo.

Jak "papíry" řadit?

Pokud máte vystudováno knihovnictví, archivnictví (nebo účetnictví), máte asi vlastní systém už dávno. Pro vás ostatní je tady berlička v podobě Zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (č. 499/2004 Sb.). Ten sice mluví o tom, jak se mají uchovávat dokumenty ve firmách, úřadech (a podobných místech), základní pravidla můžeme vztáhnout i na osobní dokumenty. Ať už řadíte dokumenty tematicky (domácnost, práce, vzdělávání, aj.), či časově (náročnější na řazení), používejte šanony nebo archivní krabice (tyto pak lze vkládat do archivních boxů). Samotné plastové/papírové složky se vám nemusí podařit řadit pečlivě a jednou až jich nasbíráte více, můžete být zasypáni papírovou lavinou. Nezapomínejte si také jednotlivé složky dobře pojmenovat. Jednou za týden si stanovte, které úkony jsou urgentní (a jejich vyřízení spěchá), které jen důležité (a můžete je udělat o několik dní později) a to, co nespěchá, ale má být uděláno (případně ostatní).

Kdy je můžeme vyhodit?

Likvidaci nepotřebných dokumentů se říká skartace. Její tajemství spočívá ve správném načasování (dodržení lhůty, po které dokumenty potřebujeme) a ve způsobu likvidace (je lepší je zničit v domácí skartovačce, než je jakkoliv jinak exponovat na veřejnosti v odpadu). Jak dlouho uchovat jednotlivé typy dokumentů naleznete zde. Vaše úřední dokumenty sice budou pravděpodobně v kopii ve spisovně (nebo archivu) úřadu, banky nebo firmy, ale pro každého z nás bude rychlejší je mít dobře organizované u sebe. Na druhou stranu se obracet až když není vyhnutí (soudní řízení, vyřizování důchodu, aj.). Skartační lhůty některých dokumentů jsou až 45 let, představte si to množství dokladů, které by musel archivář projít, než najde ten váš. Vhodným uložením u sebe doma si ušetříte spoustu času a nervů...

Jakou váhu mají elektronické dokumenty?

Elektronické dokumenty mají v současné praxi široké použití, stále existuje potřeba je příležitostně konvertovat do písemné podoby (např. v právní praxi). Proto se hodí zavést podobný systém také pro správu elektronických dokumentů, zálohovat je a také myslet na jejich zabezpeční v digitálním prostoru. Systémů pro správu obsahu (tzv. DMS systémy) je řada, jak vybrat ten váš můžete číst zde. Doporučujeme vybírat podle míry uživatelské příjemnosti daného prostředí, dále dle vámi požadovaných technických parametrů a možnosti zabezpečení. GPRD prakticky pro úplnost zde. Investice do zabezpeční vašich dat je v současně době velmi důležitá. K tomu patří také vhodné péče o hesla a doklady! Data jsou jako zlato.

Další tipy a triky

Účtenky na termopapíru se vyplatí naskenovat a uložit do adresáře (a zálohovat na Cloudu). Pokud nemáte skener, pak doporučujeme aplikaci TurboScan pro chytré telefony nebo její ekvivalent (tuto máme vyzkoušenou). Doporučené zásilky a balíky posílané přes Českou poštu lze dohledat díky Sledování zásilek (se zákaznickou kartou ČP nemusíte vypisovat podací lístky, vše sledujete elektronicky). Pro uložení zákaznických karet na chytré telefony (k úspoře místa v kabelce) doporučujeme aplikace Stocard, Onecard nebo Portmonka. Pro bezpečné uložení vašich dokladů a platebních karet pak doporučujeme zakoupit peněženku/pouzdro s ochranou RFID.

Vyberete-li si vhodný systém pro řazení dokumentů (a jejich elektronických verzí), který budete udržovat, ušetříte čas a usnadníte ochranu svých údajů (nejen proti zlodějům dat, ale také při stěhování nebo živelných pohromách v domácnostech), také snížíte riziko, že nenajdete správnou informaci, když ji budete potřebovat.